السياسات والقرارات

• تحديد المخاطبين بأحكام هذه السياسة.
• المحافظة على سرية البيانات والمعلومات والوثائق والمستندات، سواء ورقية أو إلكترونية، التي تتمتع بالحماية وتخص الهيئة ويُطّلع عليها بحكم العمل مع الهيئة، أو التي تخص المؤسسات محل المراجعة والتقويم.
• تأسيس نظام متكامل وتفصيلي لما يجوز وما لا يجوز إفشاؤه من بيانات ومعلومات، أو تداوله من وثائق ومستندات، سواء ورقية أو إلكترونية.
• تطبيق لوائح المساءلة والمحاسبية بحق كل من يقوم بوسيلة غير مشروعة بعدم المحافظة على السرية، والكشف عن المعلومات المحمية أو استخدامها مع علمه بسريتها، وبيان التدابير والعقوبات التي يتعرض لها من يخالف أحكام هذه السياسة.
• وجود سياسة واضحة تحمل تعريفًا محددًا للبيانات والمعلومات والوثائق والمستندات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، وللمعلومات غير المفصح عنها والتي تتصف بالسرية، وتحديد الحالات التي يتوجب فيها إشهارها، ووضع استمارة يلتزم بها الجميع بالهيئة.

• تنطبق هذه السياسة على جميع المعلومات غير المفصح عنها والتي تتصف بالسرية.
• المخاطبون بأحكام هذه السياسة هم:
  • المسؤولون ذوو المناصب العامة بالهيئة من رئيس مجلس الإدارة ونوابه وأعضاء مجلس إدارة الهيئة.
  • المسؤولون من الأجهزة التنفيذية والتنظيمية والقيادات العليا في الجهاز الإداري للهيئة.
  • رئيس وأعضاء فرق المراجعة الخارجية وفرق الدعم الفني والاستشارات.
  • المدربون.
  • المستشارون الفنيون دون اشتراط أن يكونوا على رأس جهة أو هيئة معينة.
  • كل من تستعين بهم الهيئة للقيام بمهام محددة، مثل إعداد معايير أكاديمية، وإعداد مواد تدريبية، وتطوير أدلة وإصدارات الهيئة.

البيانات والمعلومات

البيانات (Data) هي حقائق تم تسجيلها أو سيتم تسجيلها مستقبلًا بشأن أحداث معينة، والمعلومات (Information) هي البيانات التي تمت معالجتها وجعلها ذات قيمة. ويرى الباحثون أنه من الصعب وضع حد فاصل بين البيانات والمعلومات؛ فما يعتبر معلومات في بعض المراحل قد يعتبر بيانات في مرحلة أخرى.

المعلومات غير المفصح عنها

المعلومات التي تتصف بالسرية وتستمد قيمتها من كونها سرية، وتعتمد في سريتها على ما يتخذه حائزها (الهيئة والمؤسسات محل المراجعة والتقويم) من إجراءات فعالة للحفاظ عليها (قانون حماية حقوق الملكية الفكرية رقم 82 لسنة 2002).

الوثائق والمستندات

الوثيقة (Document) تمثل جميع الأنشطة التي تقوم بها هيئة أو مؤسسة رسمية (الوثائق العامة) أو غير رسمية (الوثائق الخاصة)، المسجلة بطريقة الكتابة (سواء كانت مطبوعة أو مخطوطة) أو الصوت أو الصورة أو إلكترونيًا، وهي مصدر أصلي للبيانات والمعلومات الخاصة بالمؤسسة أو الهيئة، مثل الدراسة الذاتية للمؤسسة وتقرير المراجعة الخارجية. أما المستندات فهي البيانات والمعلومات المسجلة بالطرق نفسها، ويستخدم لفظ المستندات لدى رجال القانون وفي الأوساط القضائية للدلالة على أنواع معينة من الوثائق يلجأ إليها أصحاب الحقوق لإثبات حقوقهم وتأكيدها؛ أي هي الوثيقة التي تمنح حقوقًا أو تقدم برهانًا لإثبات تلك الحقوق. فالمستندات تُستخدم دليل إثبات وإجراءً وقائيًا ضد المنازعات التي تنشأ على حقوق الملكية، مثل العقود، كالعقد الذي تبرمه الهيئة مع أعضاء فرق المراجعة الخارجية.

السرية

مصطلح يُستخدم لمنع الكشف عن معلومات لأشخاص غير مصرح لهم بالاطلاع عليها أو الكشف عنها.

استنادًا لقانون الهيئة رقم 82 لسنة 2006 ولوائحها وأدلتها الصادرة، وقانون حماية حقوق الملكية الفكرية رقم 82 لسنة 2002، تتبنى الهيئة هذه السياسات الحاكمة لسرية المعلومات الورقية أو الإلكترونية:

• تتمتع بالحماية المعلومات غير المفصح عنها بشرط أن تتصف بالسرية.
• يجب أن يقتصر تداول أية بيانات أو معلومات أو وثائق أو مستندات عن المؤسسات، واللازمة لعملية المراجعة، على المعنيين بعملية المراجعة والتقويم دون غيرهم.
• يجب أن يجري تداول هذه البيانات والمعلومات والوثائق والمستندات، وأن يتم حفظها، بطريقة تكفل المحافظة على سريتها والحيلولة دون وصولها إلى غير ذوي الشأن، وذلك طبقًا للنظام الذي تضعه الهيئة.
• يحظر على المختصين بالهيئة أو المرخص لهم مباشرة أعمال التقويم إطلاع غير المعنيين بعملية تقويم المؤسسات محل التقويم على البيانات والمعلومات والوثائق والمستندات السرية المتعلقة بهذه المؤسسات، إلا بموجب تصريح كتابي من الممثل القانوني للهيئة.
• يحظر على المراجع والعاملين بجميع إدارات الهيئة وأي جهة الإفصاح عن تقارير المراجعة والتقويم، حيث إن هذه المعلومات تستخدمها الهيئة وتحاط بسرية تامة.
• يعتبر إفشاء أي معلومات عن تقرير المراجعة الخارجية ومحتوياته، أو استخدامها بوسيلة غير مشروعة مع العلم بسريتها، مخالفًا بشكل صريح لقانون الهيئة رقم 82 لسنة 2006، ويستوجب توقيع العقوبة الواردة في ذات القانون (المادة رقم 23).

لا يعتبر تعديًا على المعلومات غير المفصح عنها والتي تتسم بالسرية في الأحوال الآتية:

• الحصول على المعلومات من المصادر العامة المتاحة، كالمكتبات والسجلات الحكومية المفتوحة والبحوث والدراسات والتقارير المنشورة.
• الحصول على المعلومات نتيجة جهود البحث العلمي وإصدارات الهيئة.

• قانون إنشاء الهيئة رقم 82 لسنة 2006 ولائحته التنفيذية.
• فالن، بيتز (ترجمة غسان منير). معجم المصطلحات الأرشيفية: إنجليزي / عربي، طبعة منقحة. بيروت: الدار العربية للعلوم، 1990م.
• قانون حماية حقوق الملكية الفكرية رقم 82 لسنة 2002.